Privacyverklaring

Inleiding

Obseq hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij vinden het daarom belangrijk om op een verantwoorde manier met uw persoonsgegevens om te gaan. In sommige gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens. Wat deze verwerking precies inhoudt, welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden uw gegevens verwerkt worden leest u in deze privacyverklaring.

Verder bevat deze Privacyverklaring een omschrijving van de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Ook leest u waar en bij wie u terecht kunt met vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens en de bescherming daarvan.

Obseq is verantwoordelijk voor het zorgvuldig verwerken van uw persoonsgegevens. Met verwerken wordt onder andere bedoeld het opslaan, aanvullen, wijzigen, verstrekken en verwijderen van persoonsgegevens. Obseq verwerkt uw persoonsgegevens alleen zoals beschreven in deze privacyverklaring en zal uw gegevens nooit verkopen aan derden.

Obseq treedt in sommige gevallen op als verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld wanneer wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze eigen bedrijfsvoering of ter ondersteuning van patiënten via het Balto-platform. In andere gevallen, zoals wanneer wij het Balto-platform beschikbaar stellen aan zorgverleners of zorginstellingen die zelf bepalen welke persoonsgegevens verwerkt worden en voor welke doeleinden, treedt Obseq op als verwerker.

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze websites obseq.nl en balto.nl en op onze dienstverlening, waaronder Balto.

Over ons

Wij zijn Obseq B.V., een onafhankelijke digitale zorgpartner voor zorgverleners en patiënten. Wij ontwikkelen en leveren digitale zorgdiensten die patiënten begeleiden binnen het bestaande zorgproces. Met onze zorgdienst Balto helpen wij zorgverleners om patiënten op het juiste moment te begeleiden met begrijpelijke, gepersonaliseerde informatie en ondersteuning — gericht op beter begrip, meer betrokkenheid en het versterken van therapietrouw.

Contactgegevens en bedrijfsinformatie

Adres

Kromme Elleboog 24 A, 9751RD Haren

E-mail

via het contactformulier

Telefoon

050-5690025

KVK-nummer

76437280

Ondernemings AGB Code

17256919

Vestigings AGB Code

02011113

Apotheker AGB Code

02082307

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Obseq verwerkt persoonsgegevens van:

• Patiënten;
• Zorgverleners;
• Sollicitanten;
• Websitebezoekers;
• Leveranciers.

Voor welke doelen verwerkt Obseq uw persoonsgegevens?

Obseq verwerkt uw gegevens voor verschillende doelen. Om onze werkzaamheden zo goed mogelijk uit te kunnen voeren en onze diensten te kunnen verlenen verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van onze dienst Balto
• Het in contact komen met zorgverleners, leveranciers, contractpersonen en andere betrokkenen
• Om verzoeken met betrekking tot de privacyrechten van betrokkenen af te handelen
• Het behandelen van klachten en geschillen
• Het uitvoeren van kwaliteits- en/of tevredenheidsonderzoek
• Het faciliteren van het contactformulier op onze website
• Het beveiligen van onze websites en het contactformulier tegen spam en misbruik met behulp van Google reCAPTCHA

Welke persoonsgegevens verwerkt Obseq?

Voor het uitvoeren van bovenstaande werkzaamheden verwerkt Obseq de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Medische gegevens
• BSN
• Financiële gegevens
• Gegevens die u invult in het contactformulier op onze websites: naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw bericht
• Technische gegevens die Google reCAPTCHA verwerkt om te beoordelen of het contactformulier door een mens wordt ingevuld, zoals informatie over uw browser en apparaat.

Op basis van welke wettelijke grondslagen verwerkt Obseq uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als wij dat kunnen doen op grond van een wettelijke grondslag. Obseq verwerkt enkel persoonsgegevens omdat:

• dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst;
• er sprake is van een wettelijke verplichting waaraan Obseq moet voldoen, zoals verplichtingen uit de wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg;
• wij een gerechtvaardigd belang hebben, namelijk het kunnen beantwoorden van uw vragen via het contactformulier en het beveiligen van onze websites tegen spam en misbruik met Google reCAPTCHA;
• u toestemming heeft gegeven voor bijvoorbeeld deelname aan wetenschappelijk onderzoek of voor het beschikbaar stellen van uw gegevens aan andere zorgverleners.

Welke uitgangspunten hanteert Obseq bij de verwerking van uw persoonsgegevens?

Obseq zorgt voor een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG), maar ook de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de regels die hieruit voortvloeien zijn hierbij leidend. Wij streven ernaar om u op een transparante, duidelijke en begrijpelijke wijze te informeren over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan.

Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

• uw persoonsgegevens worden uitsluitend in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt;
• wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig om de eerder omschreven doelen te realiseren en gebruiken uw gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn;
• wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens als daar een gerechtvaardigd doel voor bestaat;
• wij vragen u om uitdrukkelijke toestemming als dit nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, wij zullen deze toestemming vastleggen en u kunt te allen tijde uw verleende toestemming intrekken;
• wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is;
• alleen medewerkers die betrokken zijn bij uw behandeling of bij het vervullen van de daarmee samenhangende taken, hebben inzage in uw persoonsgegevens;
• wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derde partijen, tenzij er een wettelijke verplichting is of wanneer u uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven;
• wanneer wij uw gegevens doorgeven aan een derde partij buiten de Europese economische ruimte (hierna: EER), maken wij met deze partij contractuele afspraken teneinde adequate bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen;
• Obseq maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of u in aanmerkelijke mate treft.

Met wie worden uw gegevens gedeeld?

Omdat Obseq bijzondere persoonsgegevens verwerkt, waaronder medische gegevens, gelden extra waarborgen. Alleen daartoe bevoegde zorgverleners hebben toegang tot uw medische gegevens en zijn gebonden aan het medisch beroepsgeheim. Obseq zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om deze vertrouwelijkheid te waarborgen, conform de NEN 7510-norm.

In sommige gevallen is het noodzakelijk dat Obseq uw (medische) gegevens deelt met derden. Dit is bijvoorbeeld het geval als:

• uw persoonsgegevens worden gedeeld met uw huisarts of apotheker, dit gebeurt met uw toestemming of als zij direct betrokken zijn bij uw behandeling;
• uw persoonsgegevens worden gedeeld met uw zorgverzekeraar;
• met toeleveranciers waarmee verwerkersovereenkomsten worden gesloten;
• met Google, in verband met het gebruik van Google reCAPTCHA op onze websites;
• u toestemming heeft gegeven om uw gegevens te delen ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

• Obseq heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking;
• Obseq heeft een NEN 7510-certificering voor informatiebeveiliging in de zorg;
• Obseq sluit passende overeenkomsten af met partijen die bij de uitvoering van onze dienstverlening betrokken zijn;
• Obseq registreert als verwerkingsverantwoordelijke beveiligingsincidenten en datalekken, waartoe een protocol is opgesteld;
• Obseq heeft een Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG) en Privacy Officer aangesteld.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Obseq houdt alle wettelijke bewaartermijnen in acht en bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn.

Voor sollicitanten bewaren wij persoonsgegevens uiterlijk 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming heeft gegeven om uw gegevens langer te bewaren (maximaal 1 jaar). Gegevens van leveranciers en zakelijke contacten bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en daarna maximaal 7 jaar in verband met fiscale bewaarplicht. Gegevens van websitebezoekers (zoals ingevulde contactformulieren) worden maximaal 1 jaar bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is voor afhandeling van het verzoek.

Hieronder ziet u hoelang wij welke gegevens bewaren.

Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van uw gegevens?

Ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken heeft u een aantal rechten. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin aan een bepaald verzoek geen gehoor kan worden gegeven. Indien dit het geval is, zal Obseq dit te allen tijde gemotiveerd aan u kenbaar maken. Hieronder staan alle rechten opgesomd die u als betrokkene heeft.

Recht op inzage en afschrift van het cliëntendossier

U heeft het recht om uw medische dossier bij ons in te zien. Als u gegevens wilt inzien, kunt u een inzageverzoek indienen. Dit verzoek kunt u indienen via het contactformulier.

Het recht op inzage omvat alleen inzage in uw eigen persoonsgegevens. Het kan daarom voorkomen dat bepaalde delen van uw dossier afgeschermd worden, omdat het informatie over iemand anders dan uzelf bevat. Ook persoonlijke werkaantekeningen van een zorgverlener of expert vallen niet onder de reikwijdte van het recht op inzage.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om de aan Obseq verstrekte gegevens te ontvangen en over te (laten) dragen aan een andere instelling. Alleen gegevens die Obseq verwerkt op basis van uw toestemming of de met u gesloten overeenkomst vallen onder de reikwijdte van dit recht.

Recht op correctie

U kunt Obseq verzoeken om persoonsgegevens te corrigeren indien u van mening bent dat deze gegevens feitelijk niet juist zijn, onvolledig zijn of niet ter zake zijn voor het doel waarvoor deze verzameld zijn. Ook kunt u informatie aan uw dossier laten toevoegen, zoals de uitkomst van een ‘second opinion’.

Recht op bezwaar

Als u liever niet wilt dat uw gegevens door Obseq worden verwerkt voor gerechtvaardigde doelen zoals de nieuwsbrief of wetenschappelijk onderzoek, kunt u in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval indien Obseq uw gegevens verwerkt voor andere doeleinden dan waarvoor de gegevens in eerste instantie zijn verzameld.

Recht op vernietiging

U heeft het recht om Obseq te verzoeken om (een gedeelte van) uw cliëntendossier te vernietigen. Obseq hoeft niet in alle gevallen gehoor te geven aan dergelijke verzoeken. Wanneer het in uw eigen of andermans belang is om het dossier te bewaren, kan Obseq besluiten om het gedane verzoek niet in te willigen. Hetzelfde geldt als er sprake is van een wettelijke verplichting om het dossier te bewaren.

Toestemming geven en intrekken

Zoals eerder aangegeven zal Obseq bij sommige verwerkingen om uw toestemming vragen. Indien u uw eerder gegeven toestemming wenst in te trekken, kunt u dit aan ons doorgeven via het contactformulier.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links of ‘buttons’ met de websites van Obseq verbonden zijn, zoals de ‘social media buttons’. Obseq kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan.

Google reCAPTCHA

Het contactformulier op onze websites (obseq.nl en balto.nl) is beveiligd met Google reCAPTCHA. Deze dienst controleert of het formulier door een mens en niet door een geautomatiseerd programma (bot) wordt ingevuld. Zo beschermen wij onze websites en het contactformulier tegen spam en misbruik.

Voor deze controle kan Google reCAPTCHA cookies plaatsen of lezen en gegevens verzamelen, zoals uw IP-adres en informatie over uw browser en apparaat. Google verwerkt deze gegevens in onze opdracht, uitsluitend om reCAPTCHA te leveren en te beveiligen, op grond van een verwerkersovereenkomst met Google. Google kan de gegevens ook buiten de EER verwerken.

Wij gebruiken reCAPTCHA op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze websites te beveiligen (art. 6 lid 1 sub f AVG). Zonder reCAPTCHA kunt u het contactformulier niet gebruiken. Wilt u dat niet, dan kunt u telefonisch contact met ons opnemen via 050-5690025.

Cookies

Om onze websites goed te laten functioneren gebruiken wij cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de technische werking van onze websites en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat onze websites naar behoren werken en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Daarnaast kunnen bij het gebruik van het contactformulier cookies van Google reCAPTCHA worden geplaatst (zie hierboven) en wordt in de Balto-portalen na het inloggen een cookie van Microsoft Application Insights geplaatst (zie hieronder).

Microsoft Application Insights (Balto-portalen)

In de Balto-portalen (toegang.balto.nl en mijn.balto.nl) gebruiken wij Microsoft Application Insights om storingen en fouten op te sporen. Daarvoor plaatsen wij na het inloggen een cookie met een pseudoniem gebruikers-ID, zodat wij een foutmelding aan de juiste sessie kunnen koppelen. Microsoft verwerkt deze gegevens in onze opdracht. Deze cookie wordt niet gebruikt voor analyse van uw gedrag of voor commerciële doeleinden. De gegevens bewaren wij maximaal 90 dagen. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang om de Balto-portalen beschikbaar en veilig te houden (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Obseq gebruikt geen analytische of commerciële cookies. De functionele cookies die wij zelf gebruiken voor de werking van onze websites verzamelen geen persoonsgegevens. De cookie van Application Insights bevat een pseudoniem gebruikers-ID en wordt uitsluitend gebruikt om storingen op te sporen. De cookies van Google reCAPTCHA worden uitsluitend gebruikt om ons contactformulier te beveiligen. Indien in de toekomst ook analytische of trackingcookies worden ingezet, zullen wij hiervoor voorafgaand uw toestemming vragen via een cookiebanner en u hierover duidelijk informeren.

Wijzigingen

Het is mogelijk dat deze privacyverklaring door ons wordt gewijzigd. Eventuele wijzigingen worden bekend gemaakt op onze website. Obseq gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doelen dan genoemd in deze verklaring, tenzij het nieuwe doel verenigbaar is met een van deze doelen.

Datalekken

In het geval van een beveiligingsincident of datalek dat waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u en indien wettelijk verplicht de Autoriteit Persoonsgegevens hierover onverwijld informeren. Daarbij ontvangt u informatie over de aard van het incident, de mogelijke gevolgen en de maatregelen die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken.

Vragen of opmerkingen

Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming (FG) via het contactformulier. U krijgt binnen 5 werkdagen een reactie.

Mocht u er niet uitkomen met ons, dan heeft u eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.